Từ 1.7, hợp đồng lao động điện tử bắt buộc xác thực qua VNeID

Bộ Nội vụ vừa ban hành Thông tư 08 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 337 quy định về hợp đồng lao động điện tử. Thông tư có hiệu lực từ ngày 1.7.2026.

ẢNH: T.H

Theo quy định, mỗi hợp đồng lao động điện tử sau khi được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử và đáp ứng đầy đủ điều kiện sẽ được cấp một mã định danh ID duy nhất, không trùng lặp với bất kỳ hợp đồng lao động điện tử nào khác. ID được cấp một lần và không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng, kể cả khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt. Các phụ lục và thông báo liên quan cũng được gắn theo ID của hợp đồng đó.

Cơ quan quản lý nhà nước sử dụng ID để quản lý dữ liệu số về hợp đồng lao động điện tử. Việc cấp ID không làm thay đổi thời điểm giao kết, nội dung hay hiệu lực của hợp đồng đã được các bên xác lập.

ID được liên kết với các mã hiển thị hoặc mã tra cứu (theo mã số đơn vị hành chính, mã định danh người lao động, mã số thuế của người sử dụng lao động) do Nền tảng hợp đồng lao động điện tử xây dựng, phục vụ nhu cầu khai thác dữ liệu nhưng các mã này không thay thế cho ID.

Thông tư cũng quy định cấu trúc ID gồm 1 ký tự chữ và 12 ký tự số. Trong đó, ký tự "A" áp dụng với hợp đồng lao động điện tử giao kết từ ngày 1.7.2026 thông qua eContract đủ điều kiện. Ký tự "B" áp dụng với hợp đồng được chuyển đổi từ bản giấy. Ký tự "C" áp dụng với hợp đồng điện tử được giao kết trước ngày 1.7.2026.

Hợp đồng lao động điện tử sẽ được lưu trữ tối thiểu 10 năm 

Đáng chú ý, kể từ ngày 1.7, tất cả hợp đồng lao động điện tử sau khi giao kết đều phải được gửi về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để cấp ID theo quy định. Việc cấp ID được thực hiện tự động trên hệ thống trong vòng 24 giờ kể từ khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ. Trường hợp hợp đồng không đáp ứng điều kiện về xác thực danh tính, chữ ký số, dấu thời gian hoặc chứng thực thông điệp dữ liệu, hệ thống sẽ tự động từ chối và thông báo lý do.

Thông tư cũng quy định việc đăng ký tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử được thực hiện thông qua hệ thống định danh và xác thực điện tử quốc gia VNeID.

Trong đó, người lao động sử dụng tài khoản định danh cá nhân; người sử dụng lao động là tổ chức sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức. Trường hợp chưa đăng ký được tài khoản định danh tổ chức, doanh nghiệp có thể đề nghị Bộ Nội vụ cấp tài khoản truy cập nền tảng.

Để bảo đảm an toàn dữ liệu, Thông tư yêu cầu toàn bộ hoạt động kết nối, khai thác, chia sẻ dữ liệu phải tuân thủ quy định của pháp luật về dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng và lưu trữ. Mọi hoạt động truy cập, chia sẻ hoặc xuất dữ liệu đều phải được ghi nhận, giám sát và có khả năng truy vết.

Dữ liệu hợp đồng lao động điện tử sẽ được lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt. Trong trường hợp người lao động và người sử dụng lao động giao kết nhiều hợp đồng liên tiếp thì thời hạn lưu trữ được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng cuối cùng.

Thông tư quy định Tổng liên đoàn Lao động Việt Nam; Sở Nội vụ; Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất; các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ; công chức, viên chức, người lao động của các cơ quan, đơn vị nêu trên được giao nhiệm vụ quản lý, vận hành, khai thác nền tảng.

Việc ban hành thông tư nhằm phục vụ công tác quản lý lao động, kết nối dữ liệu và thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực lao động. Đây được xem là bước hoàn thiện hành lang pháp lý cho việc triển khai hợp đồng lao động điện tử trên phạm vi toàn quốc.